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Formulare des Finanzreferates

Hier findest du Alle Formulare der ÖH Uni Graz zur Abwicklung finanzieller Angelegenheiten

Projektantrag

Bei Projekten, Sonderprojekten, Investitionen, Veranstaltungen etc., bei welchen Einnahmen und/oder Ausgaben 300 Euro übersteigen oder betrieblicher Bewirtung (d.h. bei Lebensmitteln und/oder Getränken) ist das Projektantragsformular zu verwenden.

Projektantrag

Scheckantrag

Scheckabrechnung

Projektabrechnungsformular

Ausgangsrechnungen

 

Vor dem Projekt:

  • Abgabe mindestens 4 Wochen vor Beginn des Projektes im Sekretariat der ÖH Uni Graz.
  • Für Einzelposten bzw. Sammelrechnungen, die 300 Euro übersteigen sind drei Angebote einzuholen.
  • Sollten Eintrittspreise, Verkaufserlöse oder Selbstbehalte geplant sein, ist eine Preisliste anzuhängen.
  • Bei geschlossenen Veranstaltungen ist eine Teilnehmer/innen-Liste zu erstellen.
  • Wird ein Vorschuss bzw. Scheck benötigt, ist der Scheckantrag dem Projektantrag beizulegen.
  • Bei Festen ist das Einverständnis des/der Organisationsreferenten/in einzuholen.
  • Bei EDV-Anschaffungen ist das Einverständnis der EDV-Administratorin einzuholen.

Nach dem Projekt:

  • Alle Auflagen von Seiten der ÖH Uni Graz müssen erfüllt werden.
  • Es dürfen ausschließlich Originalbelege eingereicht werden. Nur im begründeten Notfall Ersatzbelege.
  • Die Teilnehmer/innen-Liste ist spätestens eine Woche nach Projektende im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Wurde ein Scheck für das Projekt ausgegeben, ist eine Scheckabrechnung mittels Scheckabrechnungsformular in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Bei Projekten über 1.000 Euro ist spätestens einen Monat nach Projektende in Zusammenarbeit mit dem Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten eine Abrechnung mittels Projektabrechnungsformular 1.000+ zu erstellen.
  • Muss für ein Projekt eine Ausgangsrechnung (u.a. aufgrund von Kooperationen, Sponsoring etc.) gestellt werden, wird diese durch die Buchhaltung der ÖH Uni Graz erstellt. Es ist das Formular zur Erstellung einer Ausgangsrechnung zu verwenden und in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.

 

Rückerstattungen

Wenn Kosten für ein Projekt etc. im Voraus selbst gezahlt wurden, gibt es die Möglichkeit diese mittels entsprechendem Formular zurückerstatten zu lassen.

  • Sämtliche Rückerstattungsformulare (Kostenrückerstattung und Reisekostenrückerstattung) sind in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Es sind die Originalbelege an die Kostenrückerstattung anzuheften.
  • Bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmittlen ist das Kostenrückerstattungsformular zu verwenden und der Fahrschein beizulegen.
  • Bei Reisen mit PKW ist das Reisekostenrückerstattungsformular zu verwenden.

Kostenrückerstattung

Reisekosten (PKW/Motorrad)

 

Verträge

Ein Werkvertrag wird für Arbeiten geschlossen bei denen ein Werk/Arbeit erstellt/geleistet wurde. Bei Erbringung eines Werkes ist das Formular der ÖH Uni Graz zu verwenden.

Werkvertrag

  • Der Werkvertrag muss vollständig ausgefüllt sein und ist in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Abgabe des Werkvertrages spätestens 4 Wochen nach der erledigten Arbeit. Im begründeten Notfall kann die Frist von dem/der Finanzreferent/in um einen Monat verlängert werden.

Das Anmeldeformular als freie/r Dienstnehmer/in ist bei div. Tätigkeiten (zB. Erstsemestrigenberatung, Februarberatung, …) zu verwenden.

Anmeldung freie/r Dienstnehmer/in

  • Das Anmeldeformular muss vollständig ausgefüllt sein und ist in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Das Anmeldeformular ist spätestens am ersten Tag des Beschäftigungszeitraumes einzureichen.
  • Die ÖH Uni Graz übernimmt die An- und Abmeldung bei der GKK und das Einreichen des Lohnzettels beim Finanzamt und der GKK.

Das Anmeldeformular als Dienstnehmer/in ist für die Standbetreuung des Getränkestandes der ÖH Uni Graz zu verwenden.

Anmeldung Dienstnehmer/in

  • Das Anmeldeformular muss vollständig ausgefüllt sein und ist in der Buchhaltung der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Das Anmeldeformular ist spätestens am ersten Tag des Beschäftigungszeitraumes einzureichen.
  • Die ÖH Uni Graz übernimmt die An- und Abmeldung bei der GKK und das Einreichen des Lohnzettels beim Finanzamt und der GKK.

 

Beteiligungen

Bei Abschluss von Inseratsverträgen (ausgenommen Hauptsponsoren der ÖH Uni Graz!) werden Mitarbeiter/innen der ÖH Uni Graz in Form einer Provision beteiligt.

Inseratprovision

  • Das Formular ist im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
  • Die Provision wird erst ausbezahlt, wenn die zugehörige Ausgangsrechnung vom Kooperationspartner bezahlt wurde.

 

Kostenstellenverantwortliche/r

Je Kostenstelle der ÖH Uni Graz gibt es eine/r Kostenstellenverantwortliche/n, welche/r über das Budget der jeweiligen Kostenstelle verfügt und verantwortlich ist. Es ist das Formular für die Bekanntgabe des/der Kostenstellenverantwortlichen mittels Unterschriftenprobe im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben. Jede/r Kostenstellenverantwortliche/r erhält monatlich den Kostenstellenauszug seiner/ihrer jeweiligen Kostenstelle. Mittels Verzichtserklärung wird auf die postalische Zusendung des monatlichen Kostenstellenauszugs verzichtet. Dieser wird dann an die angegebene E-Mail-Adresse per Mail übermittelt.

Bekanntgabe

 

 

Vorlagen

Wir empfehlen bei sämtlichen Kooperationen o.Ä. einen schriftlichen Vertrag aufzusetzen. Abgeschlossene Verträge sind im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben und erst durch Zeichnung von dem/der Vorsitzenden und dem/der Referent/in für wirtschaftliche Angelegenheiten gültig.

Inseratsvertrag

Sponsoringvereinbarung